Zusammenarbeit innerhalb der Hochschule verbessern mit einem Office 365 Intranet

PROJEKTINFORMATION

KUNDE

IUBH International University of Applied Science, Career Partner

Product

Debble Workplace

Partner

ETTU

Wie verbindet man Mitarbeiter von 5 verschiedenen Business Units?

Career Partner, Muttergesellschaft der IUHB International University of Applied Sciences, verwendet Office 365 und Debble Workplace, um Mitarbeiter und Wissen in einer Plattform zu verbinden. Tobias Raudschaus, Projektmanager bei Career Partner, und Jasmin Handwerker, Leiterin des Distance Learning Project-Managementteams sprechen über das Projekt, die Erfahrungen und Zielsetzungen.

Die größte Herausforderung für die IUBH war das Verbinden der Mitarbeiter. Außerdem waren die interne Kommunikation und das digitale Zusammenarbeiten auch wichtige Punkte. Dies resultierte in besonderen Erfordernissen für ein Intranet. Als Teil des Microsoft Bildungsprogramms besitzt IUBH Office 365-Lizenzen. Dies bildete die Basis für das neue Intranet.

Die Herausforderung

5 verschiedene Business Units

Tobias: „Wir haben eine große Organisation mit verschiedenen Units. Dies macht es schwierig, um Wissen und Informationen miteinander zu teilen. Um dies zu erreichen, haben wir folgende Zielsetzungen formuliert:

Fehler verringern und Qualität verbessern
Zusammenarbeit zwischen Abteilungen optimieren
EIN zentraler Ort für interne Kommunikation

Erfordernisse

Ein passendes Produkt und ein echter Partner

Jasmin: „Weil wir selbst keine Erfahrung mit Office 365 haben, wollten wir wirklich von einem Partner beraten werden.“ Tobias: „Technologie ändert sich außerdem so schnell, dass wir Software as a Service nutzen wollten. So haben wir immer eine Lösung, die up to date ist.

Jasmin ist sehr zufrieden über die Zusammenarbeit während des Projekts. „Dank der guten Betreuung von ETTU und Debble haben wir ein Intranet mit einem minimalen Einsatz unserer eigenen Ressourcen realisieren können.“

„Weil die Debble-Plattform flexibel ist, konnten wir das Intranet einfach nach unserer eigenen Organisationsstruktur einrichten. Es ist übersichtlich und nutzerfreundlich, wodurch Benutzer schnell an die Arbeit können. Außerdem passt Software as a Service perfekt in unsere IT-Strategie,“ sagt Tobias.

Für die IT-Abteilung der IUBH war die wichtigste Forderung, dass das neue Intranet keine extra Verwaltungsarbeit mit sich bringt. „Unsere Priorität liegt bei unseren Studierenden und unseren Studiengängen. Darauf konzentrieren wir uns.“

Die wichtigsten Anforderungen:

Als Partner zusammenarbeiten können
Keine Kenntnisse von SharePoint oder Office 365 erforderlich
Die Möglichkeit, das Intranet in einer späteren Phase zu erweitern

Herangehensweise

Der Weg zu einem erfolgreichen Intranet

Um zu einer erfolgreichen Realisierung des Intranets zu kommen, haben IUBH, Debble und ETTU eng zusammengearbeitet. Das Team bestand aus Projektmitgliedern, Interessenvertretern, Beratern und dem CEO, CTO und CMO. Aus allen Organisationsebenen sind Mitarbeiter einbezogen. Auch Training war ein wichtiger Teil auf dem Weg zu einem erfolgreichen Intranet „Nach unserem eigenen Training begannen wir mit dem Training der Arbeitnehmer. Die waren total begeistert und konnten es kaum abwarten, das Intranet zu benutzen. Dies war eine vielversprechende und positive Reaktion, die bestätigte, dass wir die richtige Wahl getroffen haben“, so Jasmin.

Erkenntnis

Denken Sie an Ihre Zielgruppen

Im Moment ist das Intranet bei der ersten Abteilung der Hochschule live. Nach dieser Abteilung folgen die anderen Abteilungen in den kommenden Monaten. Im Vorfeld wurde die Sicherheit gewährleistet und die Struktur bestimmt. „Es ist wichtig, eine klare Definition der Gruppen zu haben, die ins Intranet aufgenommen werden müssen. Das muss man vorher tun und gut über die Gruppen nachdenken: Welche Gruppen gibt es? Was brauchen Sie? Was dürfen Sie tun und was nicht? Wenn man das erst hinterher macht, kostet es extra Zeit und verzögert das Projekt.“

Die Zukunft

Unsere Office 365 Produktivitätsplattform

Teil des Projektansatzes der IUBH ist die schrittweise Lancierung der Applikationen innerhalb der Office 365-Plattform. In Zukunft will die Hochschule auch andere Office 365-Produktivitätstools lancieren. In Zukunft werden hier auch Genehmigungsverfahren und Arbeiten mit Workflows implementiert, um Prozesse wie Urlaubsansträge zu automatisieren.

Über

Über die IUBH

Die IUBH ist eine Hochschule mit 16 Standorten in Deutschland, Österreich und Irland. Die IUBH wurde 1998 gegründet und hat fünf verschiedene Studienmodelle. Die Hochschule ist ein Spitzenreiter bei den internationalen Hochschulen in Deutschland auf dem Gebiet der privaten Hochschulen. IUBH ist Teil von Career Partner GmbH mit Hauptsitz in München. Mit 800 Mitarbeitern bereitet Career Partner mehr als 14.000 Studierende auf ihre internationale Karriere vor.

Weil wir selbst keine Erfahrung mit Office 365 haben, wollten wir wirklich von einem Partner beraten werden. Technologie ändert sich außerdem so schnell, dass wir Software as a Service nutzen wollten. So haben wir immer eine Lösung, die up to date ist.”

Tobias Raudschus, Project Manager at Career Partner

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