Skip to main content

Home - Debble Digital Workplace

digitale werkomgeving lanceren

Een digitale werkomgeving lanceren? Begin met een POC

Het lanceren van een nieuwe digitale werkomgeving is voor organisaties een grote strategische keuze. Deze investering is vooral geënt als ondersteuning op het primaire proces, dus is het voor veel organisaties moeilijk om in eerste instantie te herkennen hoeveel winst deze oplossing gaat opleveren.

 Hoe het uivoeren van een POC veel geld kan besparen

Om maar niet klakkeloos te gaan starten met dit allesomvattende project en gaandeweg erachter te komen dat het misschien toch niet helemaal voldoet aan de eisen, raad ik vaak aan om eerst een Proof Of Concept, ofwel POC, te maken. De belangrijkste eisen voor nu en in de toekomst worden klaargezet in de demo, zodat we de eindgebruikers kunnen overtuigen van de kracht van Office 365.

Het intranet anno 2019: samenwerken is de basis

Voor veel organisaties heeft het intranet nog een nare bijsmaak. Ze weten nog hoe log en gebruikersonvriendelijk het intranet jaren geleden was, maar vergeten hoeveel groei het platform in de laatste jaren heeft doorgemaakt. Het is nu niet meer slechts de verzamelplaats van het smoelenboek en de pensioenregeling, maar het is het centrale punt van de gehele organisatie. Er wordt samengewerkt in Teams, SharePoint, Yammer en nog vele andere toepassingen. Workflows worden aangemaakt in Flow en het vinden van relevante informatie intern is snel gebeurd dankzij Delve. Het is het kloppende hart van de organisatie. Zodra deze hernieuwde definitie van het intranet bij iedereen geïnternaliseerd is, kunnen we bepalen aan welke eisen deze omgeving moet gaan voldoen voor een specifieke organisatie.

Het helder krijgen van alle eisen voor het nieuwe intranet

Zodra de keuze is gemaakt om een nieuw intranet te introduceren, moet wel duidelijk gemaakt worden wat de randvoorwaarden zijn in dit traject. Het makkelijkste is om met scenario’s te gaan werken. Wanneer je persona’s aanmaakt en hier bepaalde acties aan verbindt, wordt het heel concreet om te testen welke workflow mogelijk gemaakt moet worden. Wat als ik nu een accountmanager ben en ik wil na een meeting met een klant snel wat acties in het systeem zetten voor het operationele team? Of ik wil een offerte snel door mijn manager goedgekeurd krijgen voordat deze naar de klant gaat? Door dit soort situaties te schetsen, kan de klant snel bepalen of Office 365 voldoet aan de eisen die ze vanuit de eigen business hebben bepaald.

Waarom het maken van een POC vaak een perfecte basis biedt

Zeker bij de introductie van een nieuw intranet is het belangrijk dat bij de start alle eisen goed worden besproken. Een intranet gaat vele jaren mee en iedereen in de organisatie moet hier optimaal mee kunnen werken. Het kost wat geld om het platform neer te zetten op de manier waarop de organisatie het wil en vervolgens komen er maandelijkse onderhoudskosten bij. Bij een dergelijke investering is het natuurlijk belangrijk om vooraf zeker te weten waar de organisatie aan begint.

Het maken van een POC is de perfecte manier om de eerste feeling te krijgen bij de werking van het platform. Aan de hand van een aantal eisen en scenario’s bouwen wij een demo-omgeving van Office 365 voor die specifieke organisatie. Zo kunnen we al laten zien wat mogelijk is binnen de standaardoplossing en waar eventueel maatwerk voor gebouwd moet worden. Hierin nemen we ook de harde eisen mee die op een later moment van belang zijn, zodat we ook kunnen bewijzen dat we toekomst-proof zijn.

Liever een kleine investering op voorhand dan een mislukt project

Projecten als het lanceren van een nieuw intranet zijn vaak erg omvangrijk en lopen, afhankelijk van de grootte van de organisatie, aardig in de kosten. Wanneer is besloten voor Office 365 en er wordt een project opgestart zonder POC, kan het zijn dat er bepaalde verwachtingen zijn van het platform die niet waargemaakt kunnen worden. Om halverwege het project andere eisen te gaan stellen of om bepaalde functionaliteiten op dat punt als maatwerk te gaan bouwen, is veel duurder dan wanneer dit van tevoren al geraamd is.

Naast dat de functionaliteiten van het platform in een POC worden getest, is het ook een eerste kennismaking in de samenwerking tussen de klant en leverancier. Zo kunnen we ook in het klein al meemaken hoe de rest van het project zal gaan verlopen. Is de communicatie open, eerlijk en snel? Wordt er van beide kanten goed geluisterd naar de eisen en mogelijkheden? Is het duidelijk dat er in een POC geen maatwerkoplossingen worden gebouwd, maar dat deze wel in de uiteindelijke versie terecht komen? Het is natuurlijk een intensief traject dat impact heeft op alle medewerkers in de organisatie, dus is het erg belangrijk dat er een soepele samenwerking ontstaat.

Het testen van de POC en de investering ervan

Ik kan alleen een POC aanraden wanneer de organisatie zelf hier ook een investering in wilt doen, zowel financieel als qua tijd en energie van eindgebruikers. Het is belangrijk om bij het testen van de POC managers en stakeholders aan te haken, maar ook een dwarsdoorsnede van de eindgebruikers vanuit de organisatie. Denk hierbij aan de groep mensen die vooral informatie tot zich nemen, maar ook de groep die zelf SharePoint-sites zal gaan aanmaken en actief artikelen gaat plaatsen. Wanneer al deze betrokkenen de ruimte krijgen om de POC te testen en hun feedback te geven, zal dit een hele goede blauwdruk zijn voor de rest van het project.

Ook zal ik altijd adviseren om deze focusgroep tevens aan te stellen als ambassadeurs tijdens de uiteindelijke introductie van het intranet. Omdat deze enthousiaste groep mensen in alle lagen van de organisatie werkzaam zijn, nemen ze gemakkelijk hun collega’s mee in de nieuwe manier van werken. Zo is gelijk een deel van het adoptieproces ondervangen en zal het voor eindgebruikers gemakkelijker worden om te wennen aan de nieuwe manier van werken.

Dankzij een POC wordt het mogelijk om eens voorzichtig de mogelijkheden van het platform, maar ook om de eventuele samenwerking met de partijen te onderzoeken. Wanneer beide vlakken positief uitvallen, ligt er een goede blauwdruk voor het echte project en weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Meer weten over een poc?

In een persoonlijk gesprek denken we graag met je mee over het wel of niet inzetten van een POC voor de lancering van jouw digitale werkomgeving. Neem contact met ons op voor meer informatie hierover of het inplannen van een persoonlijk gesprek.