Build cycle - Debble Teams Governance - overzicht van de belangrijkste updates

Deze maand zijn er verschillende verbeteringen en functionaliteiten toegevoegd aan de Debble Teams Governance module: de ‘Nieuw Team’ app. De belangrijkste updates lichten we hieronder toe.

Sensitivity labels koppelen aan teams

Het is vanaf nu mogelijk om automatisch sensitivity labels te koppelen aan teams die vanuit de Debble Teams Provisioning wizard zijn aangemaakt. Deze sensitivity labels worden toegevoegd op containerniveau: de Microsoft 365 groep, het Team en de SharePoint site (niet te verwarren dus met labels op documentniveau). Met een label kunnen verschillende regels worden afgedwongen, zoals de privacy status van een team en het wel of niet kunnen samenwerken met externen. Met de implementatie van deze labels volgen we de lijn van Microsoft en zijn we voorbereid op toekomstige mogelijkheden. Heel praktisch helpen de sensitivity labels ook om inzichtelijk te maken voor medewerkers met welk soort team (template) ze te maken hebben. Zowel een label, als een beschrijvende tekst over het soort team, zijn duidelijk visueel zichtbaar in de teams.

Teams toewijzen aan een automatische verwijder policy

Teams die vanuit de Debble Teams Provisioning wizard zijn aangemaakt, kunnen worden toegewezen aan een Microsoft 365 group expiration policy. Hiermee faciliteren we het automatisch opschonen van de omgeving. Deze standaard Microsoft policy zorgt ervoor dat inactieve teams automatisch worden verwijderd na een vooraf vastgestelde termijn. Per team template is instelbaar of een team aan de group expiration policy toegewezen moet worden.

Nieuwe mogelijkheden voor de opbouw van de interne- en weergavenaam van teams

Al een aantal maanden is het mogelijk om de naam van een team, dat vanuit de Debble Teams Provisioning wizard is aangemaakt, op te bouwen uit verschillende onderdelen. Niet alleen met een vaste prefix of suffix, maar ook met andere onderdelen vanuit keuzenlijsten, extra vrije tekstvelden en vaste karakters binnen zo’n samengestelde naam. De interne naam (SharePoint URL en het emaildres) was daarvan altijd een afgeleide.

In de nieuwe situatie is het mogelijk om de interne naam min of meer onafhankelijk van de weergavenaam op te bouwen. Zo kan ervoor worden gekozen om slechts bepaalde parameters uit de weergavenaam te gebruiken, een andere volgorde te hanteren of om er vaste karakters tussen te plaatsen of juist weg te laten. Op deze manier is het mogelijk om de interne naam korte te houden (een projectnummer of ander uniek kenmerk) en de weergavenaam te voorzien van meer informatie (inclusief de volledig uitgeschreven naam van het project).

Overige verbeteringen en functionaliteiten

Een greep dan uit een aantal andere nieuwe functies en verbeteringen:

• Per team template is instelbaar of documenten in de teams offline/lokaal gesynchroniseerd mogen worden. Zonder andere maatregelen staat dit namelijk standaard aan.
• Voor team templates waarvoor een goedkeuring vereist is, kan de toelichting bij een teamaanvraag verplicht worden gemaakt. Nuttige informatie voor de persoon die de aanvraag moet beoordelen.
• Je kunt vanaf nu een team aanmaken/aanvragen voor iemand anders. Dit doe je door jezelf weg te halen als de standaard eigenaar van het nieuw aan te maken team.
• Het is mogelijk om in de Debble Teams Governance module een verwijzing op te nemen naar een eigen document, video of (SharePoint) pagina. Hier zou bijvoorbeeld een instructievideo of een handleiding gekoppeld kunnen worden.

• Daarnaast zijn er een groot aantal tekstuele en visuele aanpassingen gedaan en bugs opgelost, veel punten die we als feedback hebben ontvangen.

Voor een totaaloverzicht van alle updates, zie hier.

Wil je geholpen worden met de governance rondom Teams, en tools zoals de Debble Teams Governance module inzetten om het aanmaakproces van teams in je organisatie te standaardiseren? Graag bespreken we wat onze Teams Governance dienst voor je kan betekenen. 

Maak je al gebruik van de Teams Governance Continu dienst van Wortell? Dan zullen we de nieuwe mogelijkheden tijdens het eerstvolgende contactmoment uitvoerig met je doornemen.

Dave Lancee
Product Owner - Teams Governance