Microsoft Teamsites aanvragen via een goedkeuringsproces inclusief governanceregels
Lees in deze blog hoe je binnen Debble Workplace via het sites overview nieuwe Microsoft Teamsites kunt aanmaken en een goedkeuringsprocedure kan instellen. Het aanmaken van Microsoft Teamsites is met de huidige release nu ook mogelijk voor eindgebruikers.
Binnen Debble Workplace bestaat het sitesoverview. Deze laat alle Microsoft Teamsites (Debble werksites) zien die beschikbaar zijn in jullie Office 365-tenant. Daarbij kan via de optie "Favorieten" of "Mijn teams" eenvoudig en snel naar relevante Microsoft Teamsites worden genavigeerd. Daarbij kan ook worden gewerkt met custom site designs zodat andere inhoud beschikbaar wordt gesteld, bijvoorbeeld extra webparts met data uit externe systemen of additionele lijsten. Daarbij is het dan ook mogelijk om op de uitgerolde sites ook metadata worden vastgelegd waarop het sitesoverview weer kan worden gefilterd.
Via het sites overview is het mogelijk om nieuwe Microsoft Teamsites aan te maken. Dat kon tot voor kort alleen door beheerders worden gedaan. Met deze release is het mogelijk om een nieuwe Microsoft Teamsites aan te vragen door bezoekers. De Microsoft Teamsites worden daarbij pas na goedkeuring aangemaakt. Hierbij is voor iedereen een knop zichtbaar om een Microsoft Teamsite aan te vragen. De titel, begeleidende tekst en tekst op de knop is uiteraard naar wens aan te passen, bijvoorbeeld naar "Aanvragen Microsoft Teamsite".
Met deze nieuwe functionaliteit is het mogelijk om het aanmaken van Microsoft Teams uit te zetten in de gehele Office 365 tenant. Microsoft Teamsites kunnen dan alleen nog via bovenstaande knop worden aangevraagd en na goedkeuring worden aangemaakt. Eventueel met custom site designs gekoppeld die extra mogelijkheden bieden als customization van de SharePoint site en/of Team inclusief metadata op de site.
Voor het aanmaken of aanvragen van een nieuwe Microsoft Teamsites via het sites overview kunnen onderstaande instellingen door ons worden geconfigureerd:
- Titel en tekst boven knop en naam van knop
- Aanzetten goedkeuring voor een Microsoft Teamssite
- Het is mogelijk om alle Microsoft Teamssites een standaard prefix mee te geven, zowel voor de titel als url.
- Formulier
- De optie voor een privégroep standaard aan of uitgevinkt
- De optie voor een privégroep wel of niet zichtbaar (gecombineerd met bovenstaande)
- Microsoft Teams interface staat standaard aangevinkt
- Soort site* kan worden opgegeven, denk bijvoorbeeld aan Projectsite intern / extern etc
- Per soort site kan een prefix worden meegegeven, zowel voor de titel als url.
- Per soort site kan worden ingesteld of de optie voor extern delen zichtbaar is
- Optioneel kan een prefix worden meegegeven indien extern delen aan staat; op zowel titel als url
- Minimum aantal owners
- Minimum aantal members
- Wie mogen sites aanmaken (zonder goedkeuring)?
- Wie mogen aanvragen voor sites goedkeuren?
* het soort site is niet verplicht. Dit geeft echter mogelijkheden tot toepassen van een (selectief) governancebeleid. Tevens is het mogelijk achter de type sites andere site designs te koppelen en daarbij ook metadata toe te voegen aan de verschillende soorten sites.
Hieronder een voorbeeld van onze mock-up:
