Stappenplan migratie naar Modern SharePoint Q1 2020
In ons vorige bericht (link) hebben we het gehad over een stappenplan. In dit bericht willen we jullie concreter meenemen in het stappenplan en wat er gaat wijzigen voor jullie.
Wat verandert er?
Kort antwoord: het wordt sneller, mooier en gebruiksvriendelijker. Het Moderne SharePoint is echt een verbetering ten opzichte van het Klassieke SharePoint. Even wat punten op een rij:
- Content toevoegen zoals nieuws en evenementen gaat een stuk makkelijker en sneller
- Bewerken van content zoals nieuws en andere pagina’s gaat makkelijker
- Er zijn meer opties om je content op een mooiere manier te presenteren met nieuwe webonderdelen die Microsoft standaard biedt.
Voor alle bezoekers van jullie intranet zijn er twee belangrijk zaken die wij hier alvast onder de aandacht willen brengen:
- Gebruikers zullen publicatiesites opnieuw moeten volgen
- Als er een nieuwe Moderne Homepagina wordt uitgerold, dan zullen gebruikers ook hun persoonlijke widgets opnieuw moeten instellen.
Goed om te weten dat de functionaliteiten hetzelfde blijven en zelfs zijn uitgebreid. Alles wat je nu kan, kan je straks ook, alleen makkelijker en sneller. Het enige dat Microsoft nog niet ondersteund is uitgesteld publiceren van nieuwsberichten. Daarvan hebben ze aangegeven bezig te zijn deze functionaliteit terug te brengen.
Een flink aantal van onze klanten zijn nu al een aantal maanden aan het werk met de Moderne Publicatiesites. We krijgen veel positieve reacties terug dat ze er erg blij mee zijn en het als een verbetering zien. Ze vinden het sneller, gebruikersvriendelijker en zijn blij met alle nieuwe mogelijkheden om hun content te presenteren.
Stappenplan
Hier leggen we in meer detail uit hoe het stappenplan van de migratie eruitziet en wat erbij komt kijken. Hierin benoemen we ook wat we van jullie verwachten qua inspanning.
- Debble gaat vanaf begin januari Q1 2020 preventief alle omgevingen langs. Daarbij zetten we jullie nieuwe omgeving klaar. Dat betekent dat we naast de bestaande klassieke publicatiesites, nieuwe moderne publicatiesites uitrollen. Daarbij zullen we ook de content migreren naar de nieuwe publicatiesites.
Mocht jullie omgeving nog geen Moderne Homepagina hebben dan zetten we ook direct in een modern variant klaar.
Dit alles doen wij op de achtergrond en hoeven jullie niks voor te doen. Jullie gebruikers zullen hier ook niks van merken, omdat wij ervoor zorgen dat zij nog niet bij de nieuwe omgeving kunnen. Beheerders en redacteuren krijgen op voor hun relevante sites wel toegang, maar merken daar niks van. Zorg ervoor dat bestanden en pagina’s zoveel als mogelijk zijn ingecheckt. - Vervolgens maken we een afspraak om naar jullie toe te komen. In deze afspraak is het belangrijk dat jullie functioneel beheerder en eigenaar van het intranet aanwezig is (uiteraard mogen er nog enkele mensen meer aanhaken). We vragen voor deze stap 1-2 uur van jullie tijd.
Wat gaan we doen in deze afspraak?- Demo van de gemigreerde publicatiesites (en eventueel de andere nieuwe elementen)
- Kennisoverdracht van hoe te werken in de nieuwe publicatiesites. Van jullie verwachten wij dat jullie je eigen redacteuren groep informeren over deze wijziging en hoe zij kunnen werken in de nieuwe omgeving. Ter ondersteuning hebben wij altijd onze Knowledge Base beschikbaar met handleidingen. Als extra laten we ook een Quick Reference Card achter die met de redacteuren kan worden gedeeld. Mocht je al toegang tot onze Knowledge Base willen, neem dan even met ons contact op via de bekende kanalen of een ticket in ServiceNow. Deze stap vergt tijd en inspanning van jullie kant om jullie redacteuren mee te nemen.
- Bespreken vervolgstappen, planning en verantwoordelijkheden.
- Daarna vragen wij jullie te verifiëren of de data goed is overgekomen en alles aanwezig is. Tevens zullen hyperlinks in teksten en webparts moeten worden doorlopen om deze aan te passen. Deze stap zal tijd en aandacht van jullie vergen. Wij schatten in dat dit in een aantal uur tot dagen geverifieerd kan zijn. Qua doorlooptijd is hier een week voor gereserveerd. Een week na de afspraak in stap 2 verwachten wij van jullie te horen of alle content aanwezig is.
- Zodra jullie aangeven dat dat het geval is, zullen wij een laatste incremental migratie plannen binnen onze sprints. Dit moment stemmen we gezamenlijk af.
- Eventuele gewenste voorbereidingen voor het overgaan naar Modern SharePoint kunnen nu door jullie kunnen plaatsvinden. Jullie kunnen dit moment aangrijpen om opnieuw aandacht te vragen voor jullie intranet. Ook is het verstandig om gebruikers - en redacteuren - te informeren over de wijzigingen (ook al zijn ze relatief klein).
- Als de incremental migratie is ingepland, communiceren wij richting jullie de datum waarop de laatste incremental migratie zal plaatsenvinden. Dat is dan ook meteen de datum waarop jullie live gaan met het Moderne SharePoint.
We streven ernaar om dit gehele proces binnen 1 maand af te ronden. We zullen alle klanten verdelen over de eerste drie maanden van het jaar. Binnenkort sturen we de eerste mail uit naar de klanten die in januari gemigreerd gaan worden. Wil je aan het begin van het kwartaal worden meegenomen? Dat kan, neem gerust even contact met ons op.
Alleen content wordt gemigreerd, eventueel maatwerk zal moeten worden omgebouwd naar de nieuwe techniek van Modern SharePoint. Daarvoor kunnen wij additioneel assistentie bieden, indien wenselijk.
Al helemaal over op moderne publicatiesites?
Mocht je al werken met moderne publicatiesites, dan draait er op de achtergrond nog wel een klassieke homepagina. Daar draaien nu nog noodzakelijke processen. Voor jullie zal er in dat geval een kleine aanpassing plaatsvinden. We zetten deze processen over naar de moderne homepagina. Daar hoort bijvoorbeeld ook een migratie bij van de lijst voor het organisatienieuws. Daarna ben je helemaal af van de klassieke homepagina.
Wij hopen dat we jullie hiermee een duidelijke inkijk hebben gegeven en wat er gaat gebeuren in het eerste kwartaal van 2020. Hebben jullie vragen? Laat het ons weten!