Waarom het intranet en de digitale werkplek niet zonder elkaar kunnen
Zijn de termen 'intranet' en 'digitale werkplek' synoniemen? Sommige intranetleveranciers insinueren van wel. Zeker nu de digitale werkplek een hot topic is, zijn de berichten tegenstrijdig en verwarrend. Hoe zit het nu precies? In deze blogpost leggen we het uit.
Synoniemen of toch niet? Helderheid, graag!
Laten we de meest prangende vraag eerst beantwoorden: een intranet is níet hetzelfde als een digitale werkplek. Het zijn twee losse concepten die allebei een belangrijk onderdeel van de moderne werkplek zijn.
Het intranet is een intern bedrijfsplatform waarop je belangrijke informatie deelt. De digitale werkplek is niet in één platform te vangen, omdat zij veel groter is: diverse applicaties vallen hieronder. Je zou de digitale werkplek kunnen zien als een tegenhanger van de fysieke variant. Alleen de tools verschillen: in plaats van een bureau, stoel, printer, pen en archiefkast werk je onder meer met een CRM- en ERP-systeem om je taken te kunnen uitvoeren. Het intranet is eigenlijk gewoon een tool die bij de digitale werkplek hoort. Maar wel een hele belangrijke. Want als je het intranet goed inzet, kan het fungeren als centrale 'toegangspoort' tot de digitale werkplek.
Helder? Nog niet helemaal. Er zijn enkele essentiële nuances. Zo heeft het traditionele intranet in het kader van de digitale werkplek moeten plaatsmaken voor het social intranet. Laten we eens wat dieper in de concepten duiken om de verschillen goed te begrijpen.
De digitale werkplek onder de loep
Waarom is een digitale werkplek belangrijk? Tijds- en plaatsonafhankelijk werken is niets nieuws. Jaren geleden begonnen bedrijven te experimenteren met deze manier van werken. En dat beviel best goed. Steeds meer werkgevers besloten om medewerkers gedeeltelijk of geheel te laten werken op afstand.
Maar in 2020 is deze ontwikkeling in een stroomversnelling geraakt. Noodgedwongen, want de pandemie dwong mensen om zoveel mogelijk binnen de muren van hun eigen huis te blijven. Organisaties zochten daarom verwoed naar manieren om thuiswerken te faciliteren. Zo veranderde de digitale werkplek in een pure noodzaak.
Wat we in de afgelopen jaren ook hebben waargenomen, is een groei in de hoeveelheid applicaties die medewerkers gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dit geldt niet alleen voor kantoorpersoneel, maar ook voor zogeheten firstline-workers. Zorgmedewerkers, timmerlieden en fabrieksmedewerkers vertrouwen in toenemende mate op digitale hulpmiddelen. Een voordeel is dat moderne applicaties steeds vaker cloud-based zijn. Dit betekent dat je ze vanaf elke locatie kan gebruiken. Handig, want dát is de grondgedachte van de digitale werkplek: altijd en overal kunnen werken.
Intranet: van eenrichtingsverkeer naar interactie
Het intranet is gestoeld op één basisprincipe: het is bedoeld om medewerkers te ondersteunen in hun werk. Maar in de afgelopen jaren heeft het een flinke verandering doorgemaakt. We kennen allemaal nog wel het intranet waarop een kleine groep auteurs informatie publiceerde. Het platform wemelde van de documenten en statische pagina's. Eenrichtingsverkeer vierde hoogtij. Tegenwoordig ziet het er echter heel anders uit. We spreken nu van een 'social intranet'. Hierbij staat interactie centraal.
Wat dit in de praktijk oplevert? Een intranet met rijke pagina's vol content, blogposts, polls, video's en informatie die uit andere applicaties wordt opgehaald. Al deze zaken worden op een persoonlijke manier naar de medewerker gebracht. Op een modern social intranet kunnen medewerkers ook deelnemen aan de informatievoorziening door vragen te stellen, updates te delen of (eventueel in samenwerking met collega's) nieuwe content te plaatsen.
Wegwijzer in het informatie- en applicatiewoud: centrale hub nodig!
Nu de digitale informatiestroom en de hoeveelheid applicaties toenemen, groeit de behoefte aan een centrale plek waar alles samenkomt. Een centrum van de digitale werkplek.
De ultieme oplossing: een social intranet. Veel informatie wordt hier namelijk al centraal aangeboden. Met koppelingen en profielen worden relevante gegevens, zoals updates of taken, opgehaald uit andere applicaties. Ook kan het intranet dienen als wegwijzer: vanuit het platform kunnen medewerkers diverse applicaties vinden en gebruiken zonder opnieuw te hoeven inloggen.
In een woud van digitale tools dient het intranet dus als een centrale hub waarop mensen kunnen bouwen. Zij hoeven bijvoorbeeld niet drie keer een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren om hun uren te boeken, declaraties in te dienen en nieuwe klanten toe te voegen.
Kortom, het intranet kan de digitale werkplek veel krachtiger maken. Enerzijds door informatie te bundelen en verbinden, anderzijds door deze toegankelijker te maken voor de medewerker!
Debble: het intranet als centrum van de digitale werkplek
Debble zet een modern social intranet neer dat als centrum van de digitale werkplek dient. En dat werkt zó:
- Debble is geïntegreerd met Microsoft 365, een essentiële tool binnen de digitale werkplek. Daardoor is het onder andere mogelijk om samen te werken via Microsoft Teams.
- Via de applicatielauncher krijgen gebruikers op basis van hun voorkeuren of rol gemakkelijk toegang tot diverse applicaties binnen de digitale werkplek.
- Je kan Debble verbinden met verschillende applicaties om informatie omtrent taken op te halen. Deze laat Debble vervolgens gebundeld aan de individuele medewerker zien op zijn of haar persoonlijke startpagina. Zo zien medewerkers in één oogopslag welke taken er allemaal op de planning staan!