Wat is een social intranet en wat kan jij ermee?
Termen als 'intranet', 'social intranet', 'samenwerking' en 'digitale werkplek' vliegen je tegenwoordig om de oren. Maar wat houden deze hot topics nu precies in? In deze blogpost bespreken we wat deze concepten betekenen én hoe ze onderling verbonden zijn.
KLASSIEK VERSUS SOCIAL INTRANET: WAT ZIJN DE VERSCHILLEN?
Heel simpel gesteld is een intranet een interne applicatie die medewerkers ondersteunt in het verrichten van hun werkzaamheden. We kennen allemaal wel het traditionele intranet, waarop een kleine groep redacteuren informatie deelde. Maar eigenlijk is deze vorm van het intranet zo goed als uitgestorven. Waar organisaties vandaag de dag op focussen, is een social intranet. Dit breidt het klassieke intranet uit met functionaliteiten die zich richten op engagement, interactie en samenwerking.
En daarmee wordt het pas écht interessant. Want het gaat niet alleen om de toegevoegde functionaliteiten, maar ook om de nieuwe insteek. Een social intranet draait om eigenaarschap. Medewerkers ontvangen niet alleen informatie — zij zijn ook in staat om zelf belangrijke content toe te voegen, bijvoorbeeld door teksten te publiceren of vragen te stellen. Zo kan iedereen waardevolle informatie bijdragen.
Daarnaast biedt een social intranet veel meer mogelijkheid tot interactie. Van posts liken tot reacties plaatsen: er zijn verschillende opties om onderling te communiceren. Sommige intranetten integreren tevens met bestaande tools, zoals Microsoft Teams of Yammer, om interactie en samenwerking nog gemakkelijker te maken.
SOCIAL INTRANET: CENTRUM VOOR DE DIGITALE WERKPLEK
De termen ‘digitale werkplek’ en ‘social intranet’ worden soms gebruikt als synoniemen. Dat is niet terecht, want de digitale werkplek is eigenlijk niets meer of minder dan de virtuele tegenhanger van de fysieke werkplek. Zij bestaat uit een set van digitale tools (zoals een CRM- en ERP-pakket) die mensen helpen om hun werk te doen. Een social intranet is hier onlosmakelijk mee verbonden (of zou dat moeten zijn). Het kan namelijk een fantastisch centrum voor de digitale werkplek zijn: dé plek waar alles samenkomt voor de medewerker.
HOE ZIET EEN GOED SOCIAL INTRANET ERUIT? CHECKLIST
Ben je op zoek naar een social intranet dat dé toegangspoort tot je digitale werkplek kan vormen? Dan moet het aan bepaalde randvoorwaarden voldoen. We zetten ze voor je op een rij!
- Centrale hub
Een goed social intranet fungeert niet alleen als verzamelplek voor informatie en applicaties, maar heeft ook een verbindende factor. Het is een centrale hub waar communicatie, samenwerking, productiviteit, kennis en innovatie samenkomen.
- Gepersonaliseerde content en feeds
Een social intranet is een kennis- en innovatieplatform waar je informatie kan delen. Maar medewerkers moeten zelf kunnen aangeven welke onderwerpen zij graag willen terugzien in hun feed. Dat is cruciaal in het kader van eigenaarschap.
- Integratie met andere applicaties
De digitale werkplek bestaat uit diverse applicaties, zoals Microsoft 365, een ERP-systeem en een CRM-systeem. Een social intranet moet al deze applicaties in één overzicht tonen. Anno 2021 kan je geen social intranet lanceren zonder te hebben nagedacht over dit soort integraties.
- Notificaties
Medewerkers dienen altijd op de hoogte te zijn van belangrijke ontwikkelingen. Als zij eerst moeten inloggen op het intranet om nieuws te lezen, pak je de zaken niet proactief genoeg aan. Dé oplossing: notificaties sturen.
- Social features
Op een social intranet moeten medewerkers content kunnen liken en erop kunnen reageren. Sommige organisaties vinden het ook belangrijk dat iedereen content kan delen, bijvoorbeeld in de vorm van social posts of blogs. Bij Wortell stimuleren wij dit. In onze visie is het namelijk heel goed dat medewerkers op zoveel mogelijk manieren kunnen bijdragen aan het intranet!
- Allerlei soorten content
Teksten, plaatjes, video's, polls, Q&A's: op een social intranet moet je uiteenlopende soorten content kunnen delen. Veel semi-moderne intranetten kunnen afbeeldingen en filmpjes nét aan, maar daar houdt het bij op. En dat mag eigenlijk niet zo zijn. Een goed social intranet ondersteunt veel verschillende soorten content waaraan de medewerker kan bijdragen.
- Zoekmachine
Het intranet staat boordevol nuttige informatie, maar die moet natuurlijk wel vindbaar zijn. Daarom kan je niet zonder een solide zoekmachinefunctie.
- Samenwerken in communities of besloten groepen
Co-creatie is een onmisbaar onderdeel van een social intranet. Een community opzetten, samenwerken aan interne en externe projecten, informatie creëren en delen binnen de groep: een goed social intranet moet dit soort mogelijkheden allemaal bieden.
- Gebruikersprofielen
Een social intranet moet gebruikersprofielen ondersteunen om interactie te faciliteren. In een profiel dienen medewerkers alles kwijt te kunnen: van basisinformatie tot specifieke vaardigheden en interesses. Zo is het immers veel makkelijker om collega's met een bepaald kennisgebied te vinden en verbinding met hen te leggen.
- Duidelijke user interface en goede mobiele ervaring
‘Altijd en overal werken’ is tegenwoordig hét credo. De digitale werkplek maakt dit mogelijk. Daarom moet een modern social intranet hierop aansluiten.
AAN DE SLAG MET EEN SOCIAL INTRANET: 4 PRAKTISCHE TIPS
- Kies voor een SAAS-oplossing die met je meegroeit. De digitale werkplek ontwikkelt zich razendsnel. Een social intranet moet deze blijvend ondersteunen zónder dat de kosten torenhoog worden.
- Denk goed na over gebruikersadoptie. 'Even' een intranet lanceren leidt vaak tot veel weerstand onder gebruikers. Neem medewerkers daarom mee in de verandering en zorg dat zij daadwerkelijk begrijpen wat het social intranet hen kan opleveren.
- Betrek stakeholders vanuit de gehele organisatie en luister naar hun feedback. Doe dit regelmatig, zodat je weet wat de stand van zaken is en hoe nieuwe tools het in de praktijk doen.
- Blijf nadenken over nieuwe integratiemogelijkheden. Verbetering moet een continu proces zijn. Op basis van de feedback die je krijgt, kan je adoptie blijven analyseren en kansen signaleren!
Op zoek naar een toekomstbestendig social intranet dat als centrum van je digitale werkplek kan fungeren? Vraag vrijblijvend een demo aan.